Unterbrochen werden im Meeting: Fünf Schritte zur Gegenwehr

Wer kennt das nicht: Man ist mitten im Satz, und plötzlich übernimmt jemand anderes das Gespräch. Unterbrochen zu werden ist nicht nur frustrierend, sondern kann auch das eigene Ansehen im beruflichen Umfeld beeinträchtigen. Kommunikationsexpertin Jessica Chen, Gründerin und CEO von Soulcast Media, hat bereits über zwei Millionen Menschen dabei geholfen, ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern. In ihrem Buch „Smart, Not Loud: How to Get Noticed at Work for All the Right Reasons" beschreibt sie fünf konkrete Schritte, mit denen man auf Unterbrechungen professionell reagieren kann.

Chen arbeitet nach eigenen Angaben mit vielen hochqualifizierten Fachkräften zusammen, die dazu neigen, erst zuzuhören, bevor sie sprechen. Genau diese Menschen werden im Berufsalltag häufig von lauteren, dominanteren Personen überschattet. Ihr Ansatz: Nicht lauter werden, sondern strategisch klüger agieren.

Schritt 1: Gedanken kontrollieren und Ruhe bewahren

Der erste und entscheidende Schritt ist die innere Haltung. Unterbrochen zu werden kann irritieren, und es ist verlockend, die Situation persönlich zu nehmen. Chen empfiehlt, in diesem Moment tief durchzuatmen, kurz wegzublicken und sich dann auf die nächsten Schritte zu konzentrieren. Wer gelassen bleibt und mit Klarheit agiert, wirkt überzeugender als jemand, der emotional reagiert.

Sobald man sich neu ausgerichtet hat, folgt Schritt zwei: das Wort aktiv zurückfordern. Dabei empfiehlt Chen, den Namen der Person auszusprechen, die unterbrochen hat. Studien belegen laut Chen, dass das Hören des eigenen Namens sofort die Aufmerksamkeit fesselt und einen Umschwung im Gespräch signalisiert. Wichtig dabei: neutral und sachlich bleiben sowie eine tiefere Stimmlage wählen, um Autorität zu vermitteln. Wer zu lange wartet, verliert die Gelegenheit – das Gespräch zieht weiter.

Schritt 3: Mit einer Überleitungsphrase zurück zum Thema

Hat man die Aufmerksamkeit zurückgewonnen, empfiehlt Chen den Einsatz einer gezielten Überleitungsphrase, um zum eigenen Gedankengang zurückzukehren. So signalisiert man dem Raum klar, dass man noch nicht fertig war und den Faden wieder aufnimmt. Dieser Schritt verhindert, dass der eigene Beitrag im Gespräch untergeht.

Manchmal jedoch lässt sich ein Kollege nicht so leicht stoppen und übertönt einen weiterhin – möglicherweise sogar absichtlich. In diesem Fall empfiehlt Chen zwei Optionen: Entweder noch entschlossener auftreten und das Geschehen direkt und klar ansprechen, oder die Person nach dem Meeting unter vier Augen konfrontieren. Dabei sollte man ruhig bleiben und sich auf das konkrete Meeting beziehen, in dem die Unterbrechungen stattgefunden haben. Laut Chen passen die meisten Menschen ihr Verhalten an, wenn sie in einem persönlichen Gespräch damit konfrontiert werden.

Schritt 5: Per Follow-up den Standpunkt sichern

Wer das Gefühl hat, dass eine Unterbrechung den eigenen Standpunkt verwässert hat, sollte verschiedene Kommunikationskanäle für ein Follow-up nutzen. Eine E-Mail oder Slack-Nachricht an die Gruppe oder die Wiederholung des Punktes in einem anderen Meeting können helfen, die eigene Botschaft zu verankern. Untersuchungen zeigen laut Chen, dass Menschen eine Botschaft mehrmals hören müssen, bevor sie im Gedächtnis bleibt. Wer konsequent und mit Überzeugung am Ball bleibt, wird dafür respektiert werden.

Jessica Chen ist Keynote-Speakerin und ehemalige Emmy-prämierte TV-Journalistin. Mit Soulcast Media hat sie sich auf strategische Kommunikation im beruflichen Umfeld spezialisiert und zeigt Fachkräften, wie sie durch gezielte Kommunikationsfähigkeiten aus der Masse herausstechen und eine Karriere aufbauen können, die sie lieben.