Heizkostenabrechnung 2025: Diese 8 Punkte müssen Vermieter und Mieter beachten

Die Heizkostenabrechnungen für 2025 bringen für viele Haushalte unangenehme Überraschungen. Laut Vergleichsplattform Verivox stiegen die Kosten für Gasheizungen deutlich an: Eine vierköpfige Familie in einem Einfamilienhaus zahlte durchschnittlich 2.202 Euro statt 1.955 Euro im Vorjahr – ein Plus von 13 Prozent bei einem Jahresverbrauch von 20.000 Kilowattstunden.

Vor allem die kühlere Witterung mit Schnee und Frost im Februar und November trieb die Kosten nach oben. Hinzu kam der gestiegene Gaspreis. Deutlich glimpflicher kamen Haushalte mit Ölheizung davon: Hier betrug der Anstieg nur vier Prozent, da Heizöl im Gegensatz zu Gas günstiger wurde.

Wenn die Vorauszahlungen die tatsächlichen Kosten nicht decken, werden Nachzahlungen fällig. Doch viele Heizkostenabrechnungen enthalten Fehler, die weitreichende Konsequenzen für beide Seiten haben können. Acht zentrale Punkte sollten Vermieter und Mieter daher genau prüfen.

Verbrauchsabhängige Abrechnung ist Pflicht

Die Heizkostenverordnung schreibt vor: Mindestens 50 und maximal 70 Prozent der Kosten müssen nach tatsächlichem Verbrauch abgerechnet werden. Der Rest wird üblicherweise nach Wohnfläche verteilt. Diese Regelung gleicht aus, dass Wohnungen in der Gebäudemitte von der Heizwärme anderer Parteien profitieren.

Leerstehende Wohnungen gehen vollständig zu Lasten des Vermieters. Gewerberäume mit höherem Wärmebedarf müssen separat abgerechnet werden – eine Vermischung mit Wohnungskosten ist unzulässig.

Vermieter haben zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode Zeit für die Abrechnung. Versäumen sie diese Frist, verfällt ihr Anspruch auf Nachzahlungen – es sei denn, sie können nachweisen, dass die Verspätung nicht in ihrer Verantwortung lag. Mieter können hingegen bis zu drei Jahre nach Ablauf der Periode zu hohe Vorauszahlungen zurückfordern.

Vermieter haften für fehlerhafte Abrechnungen

Viele Vermieter beauftragen externe Ablesedienstleister. Dennoch tragen die Immobilieneigentümer die volle Haftung für korrekte Abrechnungen. Pflichtangaben sind: Abrechnungszeitraum, Brennstoffkosten, Umlageschlüssel, beheizte Wohnfläche, Verbrauch sowie geleistete Vorauszahlungen und fällige Zahlungen.

Neben den Brennstoffkosten fallen Betriebskosten an: Betriebsstrom für die Heizungsanlage, Wartung, Schornsteinfeger und externe Abrechnungskosten. Als Richtwert gilt: Diese Posten sollten maximal 15 Prozent der Brennstoffkosten ausmachen.

Seit Inkrafttreten des Kohlendioxidkostenaufteilungsgesetzes müssen CO2-Abgaben auf fossile Brennstoffe zwischen Mietern und Vermietern geteilt werden. Die Verteilung erfolgt nach Energieeffizienz des Gebäudes in zehn Stufen: Je höher der CO2-Ausstoß, desto größer der Vermieteranteil. Diese Kosten müssen transparent ausgewiesen werden.

Monatliche Verbrauchsinformationen werden Standard

Bei fernablesbaren Messgeräten sind Vermieter verpflichtet, Mieter monatlich über den Verbrauch zu informieren – allerdings ohne Kostenangaben. Ab Ende 2026 müssen alle Messgeräte in Wohngebäuden fernablesbar sein.

Mieter sollten Abrechnungen genau prüfen. Bei fehlender verbrauchsabhängiger Abrechnung von Wärme und Warmwasser sind 15 Prozent Kürzung möglich. Weitere drei Prozent Abschlag sind zulässig, wenn trotz Pflicht keine fernablesbaren Messgeräte installiert wurden.

Sonderregelungen für Eigentumswohnungen

Für Eigentumswohnungen gilt ebenfalls die Heizkostenverordnung. Die Eigentümergemeinschaft kann jedoch über den Flächenanteil bei der Kostenverteilung oder die Art der Verbrauchserfassung entscheiden. Vorauszahlungen erfolgen über das Hausgeld, der Hausverwalter rechnet dann Rück- oder Nachzahlungen ab.

Jeder Wohnungseigentümer hat das Recht, beim Hausverwalter die Abrechnungsunterlagen für die gesamte Anlage einzusehen. Entspricht die Abrechnung nicht den gesetzlichen Vorgaben oder den Vereinbarungen der Eigentümergemeinschaft, kann die Kalkulation angefochten werden.